Strategisch portfolio prioriteren

Strategie is helemaal niet nodig. Er zijn legio zelfsturende organisaties die helemaal geen overkoepelende strategie kennen. Maar in de meeste organisaties is het strategische plan nog heilig. Om de directie voldoende zekerheid te geven dat ‘we niet zomaar iets in het wilde weg doen’ en tegelijk recht te doen aan het onplanbare karakter van de werkelijkheid, kun je de Liberating Structure Ecocycle planing inzetten.


GROEP
Zorg altijd dat voor een groep die een eerlijke representatie is van de hele organisatie en dat alle invalshoeken vertegenwoordigd zijn. In een grote organisatie doe je de sessie met een groep enthousiastelingen uit alle delen van de organisatie. Vergeet niet een of meer klanten uit te nodigen.

(De micro-structure Ecocycle planning kun je niet alleen inzetten op directieniveau om een strategie te herijken, maar werkt op elk niveau in de organisatie.)


DOEL
Het doel van de sessie is het in kaart brengen van het strategisch portfolio en het bespreken en prioriteren van activiteiten in de vier volwassenheidsfasen: zwangerschap, geboorte, volwassenheid, creatieve verwoesting.


RESULTATEN
Nodig de groep uit om concrete acties te formuleren die aan elke fase zijn gekoppeld. Acties die de groei tijdens de geboortefase versnellen. Acties die de levensduur verlengen of de efficiëntie verhogen tijdens de volwassenheidsfase. Acties om dood hout te snoeien of te stoppen met rigide praktijken tijdens de creatieve vernietigingsfase. En acties om creatieve mensen te verbinden en klaar te zijn voor de vernieuwingsfase en de ‘geboorte’ van nieuwe ideeën.


VOORBEREIDING
Zorg dat je een vrij ruimte hebt op de vloer van minimaal 3 bij 3 meter. ‘Teken’ de lemniscaat van Ecocycle planning met tape op de vloer. Het voorbeeld zie je hieronder (bron: The Liberators). Zet er groot de vier fasen bij en de beide ‘traps’ (armoedeval, stijfheidsval). Zorg voor voldoende post-its en sharpies. 

VERLOOP

  • Leg de werkvorm kort uit aan de deelnemers. Geef aan dat het vanzelf helder wordt.
  • Laat elke deelnemer voor zichzelf een overzicht maken met de projecten en initiatieven waaraan zijn of haar mensen momenteel werken (5 minuten)
  • Vorm tweetallen, bespreek de items, schrijf ze los op post-its en plak ze in de juiste volwassenheidsfase (10 miniuten)
  • Vorm groepen van vier en loop samen de geplaatste items door en verplaats of verwijder waar nodig (15 minuten)
  • Laat de groepen afstand nemen en zich focussen op de items waarover ze consensus hebben (over de volwassenheidsfase). Maak een lijst met items die we moeten stoppen of waarvoor we de doorontwikkeling moeten staken. Maak vervolgens een tweede lijst met items waar we mee moeten starten of waar we meer energie en middelen in moeten steken.
  • Bespreek de beide items plenair en (bij consensus) plak de stop-items in de stijfheidsval en de start -items in de armoedeval.
  • Wissel de groepen tot nieuwe groepjes van vier. Pak steeds een item waarmee we moeten stoppen (uit de stijfheidsval) en bedenk een eerste actie.
  • Doe hetzelfde voor de items in de armoedeval (bedenk een eerste actie om te starten of meer middelen vrij te maken voor de doorontwikkeling
  • Bespreek de uitkomst plenair. Maak acties concreter en verlaat de ruimte niet zonder een concrete actielijst waarover uitgesproken consensus bestaat.

TIPS
Je zult zien dat de werkvorm soms wat anders loopt dan je bedoelt. Dit is niet erg. Het belangrijkste is het open gesprek over wat we doen en de prioritering.

En als je deze werkvorm voor het eerst begeleidt, begin dan (als dit mogelijk is) niet met het hele portfolio, maar met een eenvoudiger project dat tastbaarder is en minder impact heeft op de totale organisatie.

Een andere krachtige Liberating Structure (die in ontwikkeling is) is Strategy Knotworking. Een helder uitleg vind je hier.

Welkom in de LSD toolkit
Je bent beland in de Lean Story Design toolkit. Een schatkist vol werkinstructies, sjablonen, allerhande werkvormen, oefeningen, handige tips en slimme trucs voor de teamcoach, teamlead, LSD coach, scrum master en agile coach.

Als je op zoek bent naar informatie over LSD, de workshops of de boeken, kijk dan op de corporate website.