Lean draait om ‘flow’. Werk afmaken. ‘Stop starting, start finishing‘ is het adagium. Flow is iets raars. Het druist vaak in tegen de intuïtie. Daarom is het leuk en goed om teams flow te laten ervaren…
Uitleg
Een fraaie visuele uitleg van wat flow is, komt van Jimmy Janlén. Hij gebruikt de analogie van de file. Bekijk het filmpje over flow.
Werkvormen
Er zijn diverse simulaties en spelletjes die de lean flow duidelijk maken. Enkele werkvormen die ik zelf inzet zijn:
1. Flow simulatie van Okaloa Flowlab
2. Penny game (ook wel ‘agile coin game’ genoemd)
3. Online Lean Flow game (the penny game for Zoom or Teams)
4. Lean ball game
5. Resource Utilization Trap
De laatste werken we hieronder uit (in een Nederlandstalige bewerking van het origineel van Henrik Kniberg). Met deze werkvorm (spel) toon je aan dat als iedereen druk is, er toch soms niets af komt. En dat je bij lean eerst de flow op orde krijgt en daarna de inzet van resources optimaliseert.
Benodigheden
– 3 tot 5 teamleden op een rij
– 30 mandarijnen of andere objecten
– een schaal
– whiteboard en marker
Spelregels
Elke mandarijn is een taak, een stuk werk. Het doel is als team zoveel mogelijk mandarijnen zo snel mogelijk in de schaal (het werk is af) krijgen. De enige spelregel is dat elke deelnemer de mandarijn met beide handen 1 voor 1 (met airtime) heeft aangeraakt voor deze als ‘done’ in de schaal wordt gelegd.
Ronde 1: een taak uitvoeren
- De deelnemers staan op een rij
- De manager (spelleider) geeft een mandarijn aan een teamlid aan de buitenzijde van de rij
- Hij (of zij) verplaatste deze naar zijn andere hand en geeft dan door naar de hand van de persoon naast hem.
- Als alle handen de mandarijn hebben aangeraakt, wordt deze in de schaal gelegd. Het werk is af.
- De eerste twee ronden complimenteer je als spelleider de groep
- Tijdens de derde ronde roep je ‘stop!’. Iedereen bevriest in zijn houding. Je vertelt dat de manager binnenkomt. Wat ziet hij of zij?
- Bespreking: in de ogen van een manager doen veel mensen niks. Dus gaat hij zich er actief mee bemoeien (of wordt er een opzichter aangesteld) die gaat zorgen dat iedereen iets doet. Werken zullen we!
Ronde 2: meerdere taken uitvoeren
- De teamleden gaan weer op een rij staan
- De spelleider is de manager die taken gaat uitdelen.
- Geef lukraak in korte tijd iedereen twee mandarijnen, in elke hand een
- Roep ‘Stop!’ Iedereen bevriest. De manager komt binnen. Wat ziet hij?
- Bespreking: Iedereen doet iets, we werken hard. De manager is tevreden. Maar hoeveel werk is af? Hoe tevreden is de klant?
De tussenstand
- Teken als spelleider een matrix van 16 vlakjes op het whiteboard.
- De eerste kolom is voor de klant, de tweede voor ‘Aanwenden resources’ en de derde voor de ‘Flow time’. De vierde laten we voorlopig leeg.
- Vul nu (grofweg) de bevindingen uit de eerste twee ronden in. Zie de afbeelding hieronder.
- Bespreking: Zoals je ziet is de klant ontevreden terwijl we 100% van de resources hebben benut (want er is niks af).
Ronde 3: pull
In plaats van werk uit te delen als manager (push) gaan de teamleden werk naar binnen trekken (pull). We werken dus met een soort tickets (kanban) of met de product backlog (Agile).
- Ga als manager met je voorraad mandarijnen aan het begin van de rij staan.
- Het teamlid pakt een mandarijn (een taak), geeft die door aan zijn/haar andere hand en kan dan al een nieuwe mandarijn pakken en die doorgeven en zo verder.
- Roep ‘Stop!’ Er komt een manager binnen. Wat ziet deze?
- Bespreking:
Eindstand
- Vul de matrix aan met de nieuwste bevindingen.
- Noem de vierde kolom ‘throughput’. Dit staat voor de hoeveelheid werk (manadarijnen) in 1 minuut tijd. Vul de waarden in.
- Vul nu de onderste rij in. De resources zijn voor 30-40% benut, de flow time is nog steeds zo’n 5 seconden en de Throughput is (waarschijnlijk) zo’n 24 taken per minuut
Conclusie
Bespreek de bevindingen met het team. Wat halen zij hieruit? Wat hebben ze geleerd?
Tip: Sluit bij voorkeur af met een stuk theorie: een traditionele manager zal vooral focussen op maximale inzet van resources. Iedereen aan het werk. En als er teveel werk is dan neem je toch gewoon extra mensen aan! Maar zoals aangetoond betekent dit niet dat er ook (meer) werk af komt. Bij lean breng je eerst de flow op orde. Je zorgt dat het proces goed loopt. Pas daarna ga je de inzet van resources optimaliseren. Eén goede manier om dit te bereiken is door over te stappen van push op pull. Denk hierbij niet alleen aan een backlog in plaats van een werkuitdelende manager, maar ook bijvoorbeeld aan het organiseren van review/demo sessies in plaats van alle stakeholders individueel te informeren.
Nog een leuke spelvorm als uitsmijter: de Kanban Pizza game van Agile42 is een leuke werkvorm om een beeld te krijgen van lean en kanban. Zelforganisatie in de praktijk dus. Bekijk hier een werkinstructie
(Heb je een leuke flow of lean werkvorm? mail het ons)
tMhRZlHsrW