Presentaties zijn vaak oersaai en een serie presentaties al helemaal. Een lange zit op een ongemakkelijke stoel en ingeklemd kijken naar een serie goedbedoelde powerpoint presentaties. Daarbij is de tijd van stakeholders schaars. Omdat je team(s) vaak werken aan meerdere projecten, is het beter om presentaties te clusteren. Op 1 moment doen meerdere teams hun pitch.
De Liberating structure Shift & Share biedt een goed format.
Werkwijze
De (originele) Shift & Share gaat uit van meerdere presentatieplekken en een even groot aantal sprekers en groepen publiek die rouleren. Een voorbeeld: er zijn 5 presentaties. Dan zijn er vijf presentatieplekken en elke spreker ‘doet’ zijn of haar presentatie 5 keer achter elkaar. Er zijn vijf groepen van publiek die de presentaties achtereenvolgens aflopen. Zo ziet elke bezoeker elke presentatie.
Variant met carrousels
In de carrousel variant die ik zelf heb bedacht, zit denk ik iets meer dynamiek. De aanwezigen zijn actiever betrokken. Een groot voordeel is dat de presentatoren niet steeds hetzelfde programma afdraaien en dat je veel meer presentators aankunt. Komt ie…
Voorbereiding
Inventariseer het aantal presentaties, kijk hoeveel tijd je hebt en verdeel de presentatieruimte in 2 of meer ‘carrousels’ met een beamer en scherm. Zet daarnaast een aantal flip-overs waarop de deelnemers per feature/presentatie feedback kunnen schrijven.
De sessie
Begin centraal en leg uit wat de bedoeling is. Toon op het centrale scherm steeds welke presentaties en bezig zijn, dus waar de deelnemers uit kunnen kiezen. Als alle rondes klaar zijn, sluit je centraal af. De presentatoren verzamelen de feedback die de deelnemers op de flip-overs hebben geschreven en praten nog wat na als er diepgaande vragen zijn.
Time boxing
Timeboxing is essentieel dus leg goed uit hoe lang (of hoe kort) teams hebben. Bijvoorbeeld:
– 8 minuten presenteren
– op 6 minuten een belletje of signaal van de agile coach (‘afronden’)
– 2 minuten voor feedback en vragen
– 2 minuten voor extra feedback op de flip-overs
– en door naar de volgende ronde!
IN DE PRAKTIJK
Ik heb de Shift & Share onlangs ingezet bij een gezamenlijke feature review, ter voorbereiding op een PI event. De 12 teams krijgen de mogelijkheid om 1 of meer features te reviewen en feedback op te halen. Uiteindelijk worden er 10 ‘presentaties’ ingediend.
Als Agile coaches en scrum masters worden we gevraagd de sessie te begeleiden. We nemen de Shift & Share als basis. De kantine wordt verdeeld in drie ruimten, twee voor de (gelijktijdige) presentaties en 1 centraal scherm in het midden. In 5 rondes komen de tien feature demo’s aan bod, steeds twee tegelijk zodat de aanwezigen kunnen kiezen (Wat vind ik het meest interessant? Waar kan ik het meest aan bijdragen?)
Tips
- Om het extra dynamisch te maken, laten we de presentatoren vooraf 1 minuut pitchen wat ze gaan doen en waarom de mensen bij hen moeten komen kijken. Dit breekt het ijs en maakt de Shift & Share extra leuk.
- Geluid is de grootste vijand van de Shift & Share. Probeer de carrousels zo ver mogelijk uit elkaar te zetten.
- Zet geen stoelen neer, maar laat mensen staan. Dit maakt het veel dynamischer. Na elke presentatie kunnen ze sowieso rondlopen of van carrousel wisselen.
- Deze werkvorm is dynamisch, dus ook erg geschikt om directieleden en management bij uit te nodigen.
- Rond af met een plenaire evaluatie. Ik gebruik zelf mentimeter.
Meer informatie
Lees hier de hele instructie van de liberating structure Shift & Share